Gerar Sped Contabil
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Edição das 15h09min de 10 de maio de 2016
Ajustando os Cadastros
Cadastro de Matriz e Filiais
Menu: Cadastros > Matriz/Filiais
- Aba 1 - Preencher dados referente a empresa como Razão Social completa, Endereço, Bairro, CEP, Telefone, E-mail, CNPJ e Inscrição Estadual.
- Aba 2 - Preencher dados referente ao Contador como Nome, RG, CPF, Nº CRC, Categoria, Endereço, Bairro, CEP, Telefone e E-mail.
- Aba 3 - Preencher os dados referente ao Registro da Empresa, Razão Social completa, Local de registro (EX: Junta Comercial do Paraná), Data do registro, Número do registro, Data do início das atividades e Qualificação da pessoa jurídica (EX: PJ em geral).
- Aba 4 - Preencher os dados referente ao município – Código IBGE (EX: Ponta Grossa 4119905).
Cadastro de Exercícios
Menu: Cadastros > Exercícios
Nesta opção, vamos definir algumas configurações para o Exercício do Sped que será gerado. Para cada Exercício Contábil, existirá a sua configuração. Os seguintes campos deverão ser preenchidos:
- Aba SPED Contábil – Cód.Situação:
-Em branco –Abertura –Cisão –Incorporação –Extinção –Transformação
- Plano referencial ECF
–1 PJ em geral –2 PJ em geral lucro presumido –Ou em qual a empresa se enquadrar
- Marcar a opção Contabilidade Centralizada apenas quando existir filiais e contabilidade centralizada (apenas um livro diário).
- Aba Número de Ordem - Informar o nº de ordem do livro diário para o exercício em questão.
Configuração dos Parâmetros Contábeis
Menu: Cadastros > Parâmetros
Após acessar a tela, informar que a empresa em questão, irá gerar Sped Contábil. Com isso, o sistema apresentará novos campos nos cadastros do Plano de Contas.
- Aba principal, marcar a opção "Gera SPED".
Cadastro dos Sócios
Menu: Cadastro > Sócios
Nesta opção, vamos cadastrar o nome dos sócios, seus cargos e se o mesmo assinará o Livro Diário. Lembrando que para cada sócio cadastrado e marcado que assina livro diário, o sistema do Sped Contábil, solicitará o certificado digital para assinatura do arquivo dentro do PVA. Após abrir a tela, vamos preencher os seguintes campos:
- Aba endereço - Preencher dados do sócio administrador que irá assinar o SPED contábil, Nome completo, Cargo, Qualificação, Data de nascimento e se o Sócio assina Livro Diário ou SPED.
OBS: Para assinar a ECD, é necessário o certificado e–CPF A3 do sócio administrador e do contador.
Configurando o Plano de Contas
Menu: Cadastro > Plano de contas > Manutenção
Para gerar o arquivo Sped como para outras demonstrações, são necessárias algumas configurações nas contas do plano. Após acessar a tela, preencher os seguintes campos para cada uma das contas contábeis:
- Preencher a coluna DMPL para as contas do Patrimônio Líquido, pressionando F5 ou duplo clique no campo. Esta configuração servirá para o sistema buscar os saldos iniciais e finais quando da geração da DMPL.
- Preencher para todas as contas analíticas de resultado (Receitas/Despesas), as quais entram na DRE, pressionando F5 ou duplo clique no campo.
OBS: Em relação as últimas contas do plano de contas, grupo de apuração do resultado, o campo DRE deverá estar preenchido como "00-Não entra", o campo Natureza deverá estar preenchido como "09" e o campo Plano Referencial deverá estar em branco.
- Preencher a coluna plano referencial e natureza das contas. Para editar o campo pressione F5 ou duplo clique no campo desejado. A partir do ano base 2014, para cada exercício, teremos o plano de contas referencial em versão diferente. Então mesmo tendo realizado no ano anterior o relacionamento, para os exercícios seguintes, será necessário um novo relacionamento.
- De forma a agilizar o processo, podemos realizar as alterações diretamente em um grupo de contas. Assim, a alteração realizada em uma conta Título será replicada para todas as contas Analíticas que fazem parte deste grupo.
Selecionar o código referencial desejado
Após, o sistema irá preencher todo o grupo com o código informado na conta título
OBS: Alguns grupos possuem códigos de referência distintos, como por exemplo o grupo (-) IMPOSTOS INC. S/ VENDAS, neste caso não preencher a conta título do grupo, mas sim cada conta do grupo individualmente
Copiando Relacionamento do Plano Referencial
Ao clicar na opção Ferramentas, a direita da tela, existe o botão Copiar Plano Ref., que realiza a cópia do relacionamento do plano referencial do exercício anterior para o exercício atual. Por exemplo, no ano de 2014 já foi realizado o relacionamento do plano referencial e no exercício de 2015 a empresa não alterou seu regime tributário e utilizará o mesmo plano referencial.
Empresas Coligadas ou Holdings
Menu: Cadastros > Plano de Contas > Cadastro
- Na Aba SPED - Nos casos em que a legislação exigir a informação do participante de alguma transação, o usuário deverá selecionar a conta contábil e informar que solicita participante durante o lançamento contábil. Desta forma, sempre que efetuar um lançamento contábil na conta em questão, o sistema solicitará para informar o código do participante da transação.
Subcontas LEI 12.973/14
Vamos utilizar as subcontas com objetivo de demonstrar as diferenças entre os saldos da contabilidade societária x FCont, assim como os valores de AVJ, AVP, Testes de Recuperabilidade, Arrendamento mercantil e demais lançamentos que devem ser demonstrados em subcontas conforme a Lei 12.973/14. A adoção das subcontas é opcional em 01/01/2014 e obrigatória em 01/01/2015.
Cadastro de Plano de Contas - Subcontas
Durante o cadastro de uma subconta no Plano de Contas, deve-se marcar a opção "[ x ] Subconta Lei 12.973/14", informar a natureza da Subconta e a Conta Contábil Principal.
Caso a Subconta que está sendo cadastrada, apresente saldos e movimentos referente a mais de um item de ativo ou passivo, será necessário controlar o razão auxiliar (Livro RAS).
Neste caso, marcamos também a opção [ x ] Controlar lançamentos da subconta em Razão Auxiliar.
Verifique o exemplo da tela a seguir:
OBS: *A Conta Principal é a conta contábil à qual a Subconta estará sendo relacionada, ou seja, sua conta de ajuste.
Ex: Conta Principal - Maquinas e equipamentos
Subconta - AVJ Maquinas e equipamentos
Obs: Caso uma subconta necessite do controle pelo Razão Auxiliar (Livro RAS), a conta principal também deverá controlar seus saldos e movimentos pelo Razão Auxiliar conforme a tela:
Lançamento de Adoção Inicial
Menu: Lançamentos > Contábeis
O lançamento da adoção inicial será realizado em 01/01/2015 para todas as contas contábeis que possuam saldos diferentes entre a Contabilidade e FCont. No exemplo lançamos uma diferença de R$ 300,00 devedor na conta Máquinas e Equipamentos, considerando neste exemplo que a empresa não irá utilizar o Razão Auxiliar para controlar os itens, pois a conta contábil possui registrado apenas um Equipamento.
Razão Auxiliar
Neste exemplo, a empresa efetuou apenas o lançamento da adoção inicial das subcontas e não utilizou do razão auxiliar, pois a conta Máquinas e Equipamentos possui registrado o valor referente apenas um bem.
Controle das Subcontas por Razão Auxiliar
Será obrigatório quando uma subconta estiver demonstrando movimentos referente a vários itens/bens.
Exemplo:
Conta contábil - AVJ MAQUINAS E EQUIPAMENTOS
Valor do Ajuste - R$ 500,00 sendo:
Bem 315 - R$ 300,00
Bem 321 - R$ 200,00
Nestes casos, necessitamos controlar o Razão Auxiliar, o chamado Livro RAS dentro do Sped Contábil. Desta forma, no cadastro da conta AVJ MAQUINAS E EQUIPAMENTOS, marcamos também a opção [ x ] Controlar lançamentos da subconta em Razão Auxiliar.
Exemplos:
Conta Maquinas e Equipamentos Conta Contábil Controla Razão Auxiliar = SIM
Conta AVJ Maquinas e Equipamentos Subconta Controla Razão Auxiliar = SIM
Inclusão dos cadastros de bens/itens para Razão Auxiliar
Menu: Cadastros > Itens das Subcontas
Os cadastros devem ser realizados informando uma data para reconhecimento inicial do item na contabilidade, a qual pode ser uma data aproximada como por exemplo 31/12/2014.
Importações de cadastros
O cadastro dos bens/itens para Razão Auxiliar, também podem ser importados a partir dos seguintes cadastros:
01 - Bens do módulo WAtivo; 02 - Importação do cadastro de clientes; 03 - Importação do cadastro de fornecedores; 04 - Importação do cadastro de produtos; 99 - Inclusão manual.
Cadastro de saldo inicial para os itens do Razão Auxiliar
Menu: Lançamentos > Saldos Iniciais Itens Subcontas
Em regra, durante a geração do Sped Contábil, já estamos com os saldos iniciais da conta contábil cadastrado. Para o Razão Auxiliar que foi instituído durante 2015, teremos que desmembrar estes saldos iniciais conforme os bens/itens do Razão Auxiliar.
Para a implantação do saldo, verificamos antes seus valores no balancete do exercício anterior e encontramos os valores que deverão ser desmembrados.
Ex: Maquinas e equipamentos(Reduzido 54) -> Saldo Contábil em 31/12/2014 R$ 3.350,00
onde:
Item 315 Maquina A -> R$ 1.500,00
Item 321 Maquina B -> R$ 1.850,00
O saldo a ser implantado para esta conta deverá ser desmembrado no item 315 e 321, conforme tela:
Lançamento de Adoção Inicial com Razão Auxiliar
Menu: Lançamentos > Contábeis
O lançamento da adoção inicial será realizado em 01/01/2015 para todas as contas contábeis que possuam saldos diferentes entre a Contabilidade e FCont. No exemplo lançamos uma diferença de R$ 500,00 devedor na conta Máquinas e Equipamentos, sendo R$ 300,00 para o item 315 e R$ 200,00 para o item 321, considerando neste exemplo que a empresa irá adotar o Razão Auxiliar para controlar os saldos individualmente por bens/itens de razão.
Lançamentos Contábeis que controlam Razão Auxiliar
Menu: Lançamentos > Contábeis
Em um novo exemplo, vamos realizar um lançamento de reavaliação patrimonial referente a um bem classificado na conta de máquinas e equipamentos.
Nesta situação temos um ganho de capital no imobilizado e também teremos que demonstrar isso nas subcontas com objetivo de diferimento da tributação.
1º - Lançamento Contábil da Reavaliação
Débito - Máquinas e Equipamentos (Ativo)
Crédito - Ajustes de Avaliação Patrimonial (Resultado)
Valor - R$ 350,00
2º - Lançamento no Razão Auxiliar indicando o Bem/Item nº 315 em que foi aplicada a reavaliação
3º - Demonstrar na subconta contábil, o valor da reavaliação
Débito - AVJ Maquinas e Equipamentos (Ativo - Subconta)
Crédito - Maquinas e Equipamentos (Ativo)
Valor - R$ 350,00
Obs: Este exemplo, passa a ser um lançamento de estorno da reavaliação a ser controlado na subconta apenas para fins de tributação. Porém contabilmente, no Ativo estará sendo demonstrado o valor real do bem, o qual foi aplicado a reavaliação. Então temos o bem reavaliado, mas na subconta temos o valor demonstrado para fins de tributação quando da venda.
4º - Lançamento no Razão Auxiliar indicando o Bem/Item nº 315 em que foi estornado o saldo na subconta
Relatório Razão Auxiliar (RAS)
Menu: Relatórios > RAS - Razão Auxiliar das Subcontas
O Razão Auxiliar das Subcontas será utilizado para o acompanhamento e conferência dos saldos e movimentos por itens (de forma mais analítica).
Transferindo os Saldos para Fechamento
Menu: Fechamentos > Transferência de saldos
- Na opção transferência de saldos, informar a data do fechamento (exemplo 12/20XX) e os demais campos conforme as contas contábeis que o usuário possui em seu plano. Esta transferência é necessária para que tenhamos o Saldo do Ativo = Saldo do Passivo.
OBS: se no exercício do ano em questão, o tipo de fechamento for trimestral, deverá existir quatro transferências de saldos, (31/03/XX ; 30/06/XX; 30/09/XX; 31/12/XX). Se for balanço anual, terá uma transferência de saldos (31/12/XX).
Relatórios Complementares
- Antes de iniciarmos a geração do arquivo SPED, vamos gerar as demonstrações contábeis que deverão ser informadas no SPED, serão elas:
–DFC –DMPL –Notas explicativas -DRA
DFC
Menu: Relatórios > DFC > DFC – Método Direto
- Para instruções de como gerar a DFC, acesse o manual em:
http://www.sulprog.com.br/mediawiki3/index.php?title=DFC_metodo_direto
Notas Explicativas
Menu: Relatórios > Notas Explicativas
As notas explicativas devem ser informadas para geração do Sped Contábil assim como para impressão dos livros. As notas explicativas podem ser informadas da seguinte maneira:
-Digitar manualmente para cada período de mm/aaaa -Digitar no Word, depois selecionar o texto, copiar e por fim, colar na tela de digitação -Repetir a última nota explicativa já digitada anteriormente clicando no botão "Replicar"
DMPL
Menu: Relatórios > DMPL
Nesta opção, o usuário incluirá a DMPL para o exercício em questão. Os saldos iniciais e finais serão preenchidos automaticamente pelo sistema conforme a configuração realizada no Plano de Contas, coluna DMPL. Para gerar uma DMPL:
- Informar a filial para contabilidade normal ou deixar em branco para Contabilidade Centralizada;
- Preencher o ano base correspondente e clicar em "Localiza Saldos";
- Nas colunas em que houver variação entre os saldos iniciais e o saldo em 31/12/XX, o usuário deverá lançar os valores nas linhas que correspondem a mudança.
Exemplo: Lucro ou Prejuízo Líquido do exercício
Fechando o Exercício Contábil
Menu: Fechamentos > Fecha Exercício
Para que seja possível a geração do arquivo Sped Contábil, é necessário estar com o Fechamento do Exercício concluído. Além de permitir a geração do Sped, quando efetuamos o fechamento do exercício, o usuário bloqueia a contabilidade para que não seja permitida nenhuma alteração no ano em que já foi encerrado.
Gerando o Sped Contábil
Menu: Sped > Sped Contábil Layout 4 – 2015/2016
Para a geração do Sped Contábil ano base 2015/2016, utilizaremos o layout 4. Para retificações relacionado a anos anteriores, utilizar a versão do layout conforme os menus disponibilizados no WContábil.
- Informar período a que se refere o SPED CONTÁBIL.
- Local onde será gerado o arquivo. Este local será o mesmo que dentro do PVA será localizado o arquivo para validação.
- Indicador da Situação no Início do Período:
-Normal (Início no primeiro dia do ano) empresas já obrigadas -Abertura, se a empresa iniciou atividades em 2015 -Início de obrigatoriedade da entrega da ECD no curso do ano calendário - Utilizado por exemplo para Lucro Presumido que inicia em 2015.
- Indicador da finalidade da escrituração:
-Original -Retificadora
- Gerar SPED com plano referencial: Marcar este campo, visto que o arquivo da ECD após validado e assinado, será utilizado na ECF (escrituração contábil fiscal)
- Demonstrações: Conferir nesta aba as demonstrações digitadas as quais serão geradas no Sped Contábil. Assim como no Livro Diário Impresso, na Geração do Sped Contábil também são necessárias as demonstrações contábeis.
- Clicamos no botão "Próximo" e assim para cada tela apresentada até que o arquivo seja gerado ou apresentada a tela com erros de validações.
Programa Validador do Sped Contábil
Importar, Validar e Gerar o Arquivo para Entrega no PVA
- Importando o Arquivo no PVA - Opção Arquivo > Escrituração Contábil > Importar
- Localizar a pasta onde o arquivo foi gerado pelo WContábil
- Validando o arquivo
- Gerando o arquivo para entrega
- Assinando a escrituração digital
Deverá ser assinada pelo sócio administrador e pelo contador
Material de Apoio
Para informações sobre obrigatoriedade de entrega e outras dúvidas relacionadas ao Sped Contábil, acessar o link:
http://sped.rfb.gov.br/pastaperguntas/show/1487
