Geração Dirf

Edição das 14h29min de 5 de fevereiro de 2014

Introdução

Para gerar o arquivo da DIRF, existem algumas informações importantes a serem revisadas antes de qualquer processo. Desta forma dividimos o manual em sequencias as quais estão explicadas a diante: Prazo: A Dirf 2014, relativa ao ano-calendário de 2013, devera ser entregue ate as 23h59min59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos), horário de Brasília, de 28 de fevereiro de 2014.

Conferência de incidência do irrf

Opções: Folha de Pagamento – Cadastros – Gerais - Eventos Para uma conferência mais rápida, emita o relatório do cadastro de eventos em Folha de Pagamento - Relatório – Cadastrais – Gerais - Eventos. Lembramos que a geração do arquivo da DIRF, será efetuada conforme o preenchimento do campo <IRRF> do cadastro de eventos. Se um evento estiver com o campo <IRRF> marcado, este será somado no Rendimento da Dirf se for um provento ou será subtraído no Rendimento da Dirf caso seja um desconto. Importante: Sempre que o evento estiver com o campo <IRRF> marcado, o outro campo <Comprovante de Rendimentos> também deverá estar preenchido com uma das seguintes opções: A1-Total dos rendimentos (inclusive férias) C1-Décimo terceiro salário Desta forma, o rendimento informado na Dirf estará igual ao Rendimento informado no Comprovante de Rendimentos. Esta observação é muito importante, pois será nestes itens que a Receita Federal poderá realizar o cruzamento de informações entre a Dirf apresentada pelo empresário com a Declaração do Imposto de Renda apresentada pelo funcionário ou autônomo.

OBS.: Caso algum evento que tenha incidência de IRRF esteja desmarcado, e esta incidência tenha sido alterada após os cálculos de folha já terem sido realizados, o usuário deverá recalcular as folhas já fechadas anteriormente e recolher diferenças caso existam.

Ausência de nº do CPF do funcionário

Opções: Folha de Pagamento – Funcionários Nesta opção, selecione cada funcionário, escolha a aba Documentos e confira o CPF do funcionário; Acesse também a opção Dependentes e verifique o grau de dependência verificando a quantidade de dependentes para o IR. Para verificar o CPF dos funcionários, acesse o menu Relatórios / Funcionário / Relatório Selecionado e liste apenas os campos Chapa, Nome e CPF.

Geração do arquivo da DIRF

Opções: Processamento - Geração Arquivos – Dirf Anual - Geração de Arquivo Ao acessar esta opção, o sistema apresentará uma tela aonde deverão ser preenchido as informações gerais e os dados do responsável . Lembramos que a DIRF é apresentada pela empresa Matriz, contendo os funcionários da matriz e de suas filiais. Durante a geração do arquivo, o sistema já unifica automaticamente todos os funcionários e autônomos diretamente na dirf da matriz. À partir do ano de 2011 os rendimentos isentos são gerados automaticamente pelo sistema juntamente com os comprovante de rendimentos sem que seja preciso efetuar a geração manual destes comprovantes para DIRF. O sistema irá gerar um arquivo com o nome DIRFXXXX.txt onde XXXX é o código da base de dados que foi gerada a DIRF.

Observações Importantes: 1. Caso a empresa possua plano de saúde empresarial deve-se marcar a opção “A empresa efetuou descontos referente à plano privado de assistência à saúde - coletivo empresarial” 2. A identificação do plano de saúde por dependente deve ser informado diretamente na Dirf, devido o desconto do plano de saúde no sistema ser por titular. 3. Caso a empresa possuiu no ano algum funcionário que passou a exercer a função de autônomo ou vice-versa, o sistema gerará no arquivo os rendimentos de acordo o código da receita cadastrada, caso seja o mesmo código o sistema somará mensalmente todos os rendimentos. 4. Quando a opção “Gerar todos os Funcionários/Autonomos independente de Retenções ou Rendimento” estiver marcada, o sistema irá gerar todos os funcionários/autônomos que obtiveram algum rendimento no ano, independente do limite de isenção ou valor retido.

Importando os dados no sistema DIRF

Acesse o sistema Dirf 2014. O mesmo apresentará uma tela contendo as seguintes opções: Criar uma nova declaração; Importar Dados; Abrir uma declaração já existente; Marque a opção Importar Dados e clique em OK. Na tela seguinte, selecione o caminho aonde esta gravada a declaração que deseja importar: C:\DirfXXXX.txt onde XXXX é o código da base da empresa que foi gerada. Clique em avançar e siga os procedimentos apresentados pelo programa. Observações Importantes: Registros de beneficiários com o CPF zerado serão rejeitados. No caso de importação do mesmo beneficiário mais de uma vez, o sistema da Dirf apresentará as seguintes perguntas: 1- Deseja manter o atual? 2- Substituir pelo importado? 3- Substituir pela soma dos dois? Onde aplicar cada caso: 1- Deseja manter o atual: Será no caso de estar importando o mesmo arquivo, apenas para incluir novos beneficiários, mantendo os beneficiários importados anteriormente. 2- Substituir pelo importado: Quando estiver importando novamente o(s) mesmo(s) beneficiário(s) e quiser que este(s) seja(m) substituído(s). 3- Substituir pela soma dos dois: Este caso pode ocorrer quando se tem alguns valores em uma base de dados e outros valores em outra base de dados. Ex: Importar 1ª DIRF ref. à Folha Normal e posteriormente importar uma 2ª DIRF ref. à uma Folha Complementar ou Dissídio que esteja em outro diretório ou base de dados. Após concluir a importação, o usuário deverá conferir os dados constantes na declaração. Esta conferência poderá ser efetuada diretamente no sistema da Dirf.

Relatórios do sistema WFolha utilizados para conferência dos valores constantes na DIRF: Folha de Pagamento – Relatórios – Anuais - Relatórios de Eventos Anuais: Além de apresentar todos os eventos utilizados para os funcionários durante o ano, apresentam também as configurações dos eventos para a DIRF e comprovante de rendimentos. É imprescindível que este relatório seja impresso por data de pagamento e não por competência.

Observações Importantes: Informamos que na DIRF, devem ser relacionados todos os rendimentos pagos durante o ano. Serão informados todos os beneficiários conforme os rendimentos abaixo: Acima de R$ 6.000,00 referente a trabalhos sem vinculos empregatício (Autonomos e Empresários) Igual ou superior à R$ 25661.70 referente ao trabalho assalariado (Funcionários) Igual ou superior à R$ 76985.10 ref. Distribuições de Lucros ou Rendimentos Isentos ou que tenham sofrido retenção de IRRF durante o ano calendário

Deve ser observado que os valores informados nas fichas dos beneficiários se referem ao mês em que foi pago o rendimento e não o mês de competência. Veja os exemplos abaixo:

Férias de 01/01/13 a 30/01/13: Pagamento em 30/12/12. Não será informado nesta declaração, pois o pagamento foi efetuado na Dirf de 2012. Férias de 01/01/14 a 30/01/14: Pagamento em 30/12/13. Mesmo as férias sendo no ano de 2014, o pagamento foi efetuado em 2013, portanto, entrará na DIRF correspondente ao exercício de 2013. Folha Mensal de 12/2013 c/ pagamento em 05/01/14: não será informado o rendimento na DIRF de 2013, pois o pagamento foi efetuado em 2014. Folha mensal de 12/2012 c/ pagamento em 05/01/2013: será informado o rendimento na DIRF de 2013, pois o pagamento foi efetuado em 2013. Na geração de qualquer informação para a DIRF, sempre serão consideradas as seguintes datas: Data de pagamento informada em Folha de Pagamento – Parâmetros – Parâmetros Cálculo Data do recibo de férias Data de pagamento de rescisão

Entendendo como o WFolha preenche os dados na Dirf

FUNCIONARIOS Rendimento Tributável: soma-se os proventos e diminui os descontos dos eventos que estão com o campo <Irrf> marcado. Previdência Oficial: soma-se os valores descontados de INSS Normal, INSS férias E INSS 13º. Previdência Privada e Fapi: soma-se os valores descontados dos eventos código 5152-Valor Previdência Privada, 5153-Outras Deduções Legais IRRF. Dependentes: soma-se a quantidade de dependentes e multiplica-se pelo valor da dedução por dependente informado nas tabelas de irrf (opção Cadastro/Gerais/Tabelas Inss/Irrf) Pensão Alimentícia: soma-se os valores descontados de eventos do grupo 265-Pensão Alimentícia. Imposto Retido: soma-se os valores de IRRF. Plano de Saúde: soma-se os valores descontados dos eventos inclusos no cadastro da operadora de saúde. Ex: 5105- Plano de Saúde, 5106-Plano Odontológico.

AUTONOMOS Rendimento Tributável: soma-se os totais de serviços mais os totais de 10% de fretes. Previdência Oficial: soma-se os valores de INSS retido. Dependentes: soma-se o total de dedução dos dependentes. Para achar este valor, temos que somar o campo <Deduções Permitidas> e diminuir os campos <Inss Retido> e <Desc.Pensão Alimentícia>. Pensão Alimentícia: Soma-se os valores de pensão alimentícia descontado em cada serviço do autônomo. Imposto Retido: soma-se os valores de IRRF retido no lançamento. Campo <Irrf a reter>.

Observações Importantes: A partir de 2013 a base de Frete para IRRF passou de 40% para 10%. A diferença entre o valor de frete pago e o valor que serviu de base para irrf entra na dirf como rendimento isento. Foi incluso no sistema Wfolha o comprovante de rendimentos analítico, no menu <Processamentos/ Geração de Arquivos/ Dirf Anual/ Comprovante de Rendimentos> marcando a opção “Imprimir Analítico”, afim de facilitar a conferência para os usuários.

Exemplo de Configuração de alguns eventos: Pensão Alimentícia -> IRRF=S COMPROVANTE DE RENDIMENTOS=A4 Pensão Alimentícia s/Ferias -> IRRF=S COMPROVANTE DE RENDIMENTOS=A4 Pensão Alimentícia s/13º -> IRRF=S COMPROVANTE DE RENDIMENTOS=C1 Inss -> IRRF=S COMPROVANTE DE RENDIMENTOS=A2 Inss Férias -> IRRF=S COMPROVANTE DE RENDIMENTOS=A2 Inss 13º -> IRRF=S COMPROVANTE DE RENDIMENTOS=C1 Irrf -> IRRF=N COMPROVANTE DE RENDIMENTOS=A5 Irrf Ferias -> IRRF=N COMPROVANTE DE RENDIMENTOS=A5 Irrf 13º -> IRRF=N COMPROVANTE DE RENDIMENTOS=C1 13º Salário -> IRRF=S COMPROVANTE DE RENDIMENTOS=C1 Atenção: Os valores informados na dirf, devem ser iguais aos valores impressos no comprovante de rendimentos, com exceção do 13º, que no comprovante de rendimentos é informado o liquido do 13º.

Inconsistências mais comuns durante a geração e importação

1  Ao importar o arquivo, não aparece o rendimento de janeiro/2013.

Verifique se no mês de janeiro de 2013, o funcionário não estava em gozo de férias e se estas férias não foram pagas nos 3 dias antes do gozo, o que geralmente acontece em dezembro de 2012. Exemplo: férias de 02/01/2013 a 30/01/2013 – pagto de férias em 31/12/2012.

2  Não aparece o rendimento no mês de dezembro/2013.

Verifique se no mês de dezembro, o funcionário não teve rescisão com data de pagamento da mesma em janeiro de 2014. Exemplo: Demissão em 30/12/2013 – pagto em 09/01/2014.

3  O rendimento informado na DIRF é diferente do valor no WFolha

Verifique que a informação do rendimento na DIRF é feita com base nos meses em que foram pagos os rendimentos, ou seja, nem sempre o valor da competência de um mês será informado no mesmo mês dentro da DIRF. Isso depende de quando é pago os rendimentos. No 5º dia útil do mês seguinte ou no último dia útil do próprio mês. Exemplos: a) Folha de Janeiro/2013 – Pagto em 31/01/2013 – Neste caso, a folha de janeiro será informada no próprio mês de janeiro na DIRF b) Folha de Janeiro/2013 – Pagto em 05/02/2013 – Neste caso, a folha de janeiro será informada na coluna de fevereiro na DIRF. Assim ocorrerá com todos os demais meses.

4  Durante a validação, aparece a mensagem -> Total [deducoes+irrf] maior do que o rendimento. Verifique os valores informados

Geralmente este aviso ocorre quando o funcionário possui em um determinado mês um rendimento inferior às deduções por dependente. Exemplo: Funcionário admitido em 30/01/2013, com um salário de R$ 40,00, porem com dedução por dependente de R$ 171,97. Neste caso, como é somente um aviso, a DIRF está correta.

5  Na impressão do comprovante de rendimentos, o item 01-Decimo terceiro Salário está sendo impresso com valor zerado

Na impressão do comprovante de rendimentos, os valores ref. ao 13º, são sempre impressos o valor liquido, considerando o 13º Salário, menos o Inss, Irrf e as deduções por dependente, podendo neste caso ficar este campo zerado. Exemplo: (+) 13º Salário R$ 600,00 (-) Inss s/13 R$ 40,00 (-) Deducao Dependente R$ 687,88 (4 dependentes * 171,97) (=) Rendimento liquido R$ -127,88' Como o rendimento foi negativo, informamos no comprovante o rendimento liquido do 13º como R$ 0,00

6  Na impressão do comprovante de rendimentos, o item 02-Contribuição previdenciária oficial está sendo impresso com valor diferente do WFolha

Neste campo, são impressos os eventos de Inss e Inss férias, sendo que o Inss s/13º é impresso diretamente no rendimento liquido do 13º, no campo 01-Decimo Terceiro Salário. Verifique também se somente os eventos de inss normal e inss férias estão marcados como A2 no campo comprovante de rendimentos do cadastro de eventos

7  Na impressão do comprovante de rendimentos, o item 01-Decimo terceiro Salário está sendo impresso com valor diferente do WFolha

Os valores ref. ao 13º, são sempre impressos com valor liquido, considerando o 13º Salário, menos o Inss, Irrf e as deduções por dependente. Neste caso o campo sempre será diferente dos valores da parcela final. Exemplo: (+) 13º Salário R$ 2500,00 (-) Inss s/13 R$ 275,00 (-) Deducao Dependente R$ 171,97 (1 dependente ) (-) Irrf s/13º R$ 48,47 (=) Rendimento liquido R$ 2004,56 Neste exemplo, em vez de ser impresso o valor de R$ 2.500,00 como 13º, o correto é ser impresso o rendimento liquido de R$ 2004,56

8  Na impressão do comprovante de rendimentos, o item 05-Imposto de renda retido está sendo impresso com valor diferente do WFolha

Devem ser impressos os eventos de Irrf e Irrf férias, sendo que o Irrf s/13º é impresso diretamente no rendimento liquido do 13º. Verifique se os eventos de irrf normal e irrf férias estão marcados como A5 no campo comprovante de rendimentos do cadastro de eventos.

Suporte Técnico

Para dúvidas sobre como gerar a DIRF e o comprovante de rendimentos pelo sistema WFolha da SulProg, entre em contato pelos canais: (42) 3224-3417 suporte@sulprog.com.br De Segunda a Sexta-feira das 08:30 às 11:30 e das 13:30 às 18:00