Geração Dirf

Edição das 08h41min de 6 de fevereiro de 2014

Introdução

Para gerar o arquivo da DIRF, existem algumas informações importantes a serem revisadas antes de qualquer processo.
Desta forma dividimos o manual em sequencias as quais estão explicadas a diante:
Prazo: A Dirf 2014, relativa ao ano-calendário de 2013, devera ser entregue ate 28/02/2014 conforme IN 1406/2013.
Para acessar a Legislação sobre a DIRF clique no link:
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Conferência de incidência do irrf

Opções: Folha de Pagamento – Cadastros – Gerais - Eventos
Para uma conferência mais rápida, emita o relatório do cadastro de eventos em Folha de Pagamento-Relatório–Cadastrais–Gerais-Eventos.
Lembramos que a geração do arquivo da DIRF, será efetuada conforme o preenchimento do campo <IRRF> do cadastro de eventos. Se um evento estiver com o campo <IRRF> marcado, este será somado no Rendimento da Dirf se for um provento ou será subtraído no Rendimento da Dirf caso seja um desconto.
Importante:Sempre que o evento estiver com o campo <IRRF> marcado, o outro campo <Comprovante de Rendimentos> também deverá estar preenchido com uma das seguintes opções:
A1-Total dos rendimentos (inclusive férias)
C1-Décimo terceiro salário
Desta forma, o rendimento informado na Dirf estará igual ao Rendimento informado no Comprovante de Rendimentos.
Esta observação é muito importante, pois será nestes itens que a Receita Federal poderá realizar o cruzamento de informações entre a Dirf apresentada pela empresa com a Declaração do Imposto de Renda apresentada pelo funcionário ou autônomo.

OBS.: Caso algum evento que tenha incidência de IRRF esteja desmarcado, e esta incidência tenha sido alterada após os cálculos de folha já terem sido realizados, o usuário deverá recalcular as folhas já fechadas anteriormente e recolher diferenças caso existam.

Geração do arquivo da DIRF

Opções: Processamento - Geração Arquivos – Dirf Anual - Geração de Arquivo
Ao acessar esta opção, o sistema apresentará uma tela onde deverão ser preenchidas as informações gerais e os dados do responsável. Lembramos que a DIRF é apresentada pela empresa Matriz, contendo os funcionários da matriz e de suas filiais. Durante a geração do arquivo, o sistema já unifica automaticamente todos os funcionários e autônomos diretamente na dirf da matriz.
À partir do ano de 2011 os rendimentos isentos são gerados automaticamente pelo sistema juntamente com os comprovante de rendimentos sem que seja preciso efetuar a geração manual destes comprovantes para DIRF. O sistema irá gerar um arquivo com o nome DIRFXXXX.txt onde XXXX é o código da base de dados da empresa que foi gerada a DIRF.

Observações Importantes:
1. Caso a empresa possua plano de saúde empresarial deve-se marcar a opção "A empresa efetuou descontos referente à plano privado de assistência à saúde - coletivo empresarial"
2. A identificação do plano de saúde por dependente deverá ser ajustado diretamente na DIRF, devido o desconto do plano de saúde no sistema ser por titular. Os valores descontados à título de plano de saúde somente serão gerados caso exista a configuração do menu:Cadastros / Operadoras de Saúde, e os respectivos eventos utilizados para cada uma das operadoras.
3. Caso a empresa tenha algum funcionário que passou a exercer a função de autônomo ou vice-versa, o sistema gerará no arquivo os rendimentos de acordo o código da receita cadastrada, caso seja o mesmo código o sistema somará mensalmente todos os rendimentos.
4. Quando a opção "Gerar todos os Funcionários/Autonomos independente de Retenções ou Rendimento" estiver marcada, o sistema irá gerar todos os funcionários/autônomos que obtiveram algum rendimento no ano, independente do limite de isenção ou valor retido.

Importando os dados no sistema DIRF

Acesse o sistema Dirf 2014. O mesmo apresentará uma tela contendo as seguintes opções:
-Criar uma nova declaração;
-Importar Dados;
-Abrir uma declaração já existente;
Marque a opção Importar Dados e clique em OK. Na tela seguinte, selecione o caminho aonde esta gravada a declaração que deseja importar. Exemplo:
C:\WSolucao\dados\xxxx\DirfXXXX.txt onde XXXX é o código da base da empresa que foi gerada.
Clique em avançar e siga os procedimentos apresentados pelo programa.

Observações Importantes:
Registros de beneficiários com o CPF zerado serão rejeitados.
No caso de importação do mesmo beneficiário mais de uma vez, o sistema da Dirf apresentará as seguintes perguntas:
1- Deseja manter o atual?
2- Substituir pelo importado?
3- Substituir pela soma dos dois?
Onde aplicar cada caso:
1- Deseja manter o atual: Será no caso de estar importando o mesmo arquivo, apenas para incluir novos beneficiários, mantendo os beneficiários importados anteriormente.
2- Substituir pelo importado: Quando estiver importando novamente o(s) mesmo(s) beneficiário(s) e quiser que este(s) seja(m) substituído(s).
3- Substituir pela soma dos dois: Este caso pode ocorrer quando se tem alguns valores em uma base de dados e outros valores em outra base de dados. Exemplo: Importar o 1º arquivo referente a Folha processada em um sistema anterior e posteriormente importar um 2º arquivo gerado no sistema da SulProg.

Relatórios do sistema WFolha utilizados para conferência dos valores constantes na DIRF

Relatórios – Anuais - Relatórios de Eventos Anuais
Além de apresentar todos os eventos pagos aos funcionários durante o ano, apresentam também as configurações dos eventos para a DIRF e comprovante de rendimentos.
É imprescindível que este relatório seja impresso por data de pagamento e não por competência.

Processamentos - Geração Arquivos - Dirf Anual - Comprovante de Rendimentos
Neste relatório, além da impressão do Comprovante de Rendimentos, o qual também pode ser impresso diretamente pelo sistema da DIRF, o usuário poderá listar este relatório com o detalhamento de cada evento que está sendo somado em cada campo do comprovante. Para isso, marque a opção "Imprimir Analítico".

Observações Importantes sobre Datas de Pagamento:
Na DIRF devem ser relacionados todos os rendimentos pagos durante o ano, independente da competência. Serão informados todos os beneficiários conforme os rendimentos abaixo:
-Acima de R$ 6.000,00 referente a trabalhos sem vinculos empregatício (Autônomos e Empresários)
-Igual ou superior à R$ 25661.70 referente ao trabalho assalariado (Funcionários)
-Igual ou superior à R$ 76985.10 referente a Distribuições de Lucros ou Rendimentos Isentos
-Que tenham sofrido retenção de IRRF durante o ano calendário

Deve ser observado que os valores informados nas fichas dos beneficiários se referem ao mês em que foi pago o rendimento e não o mês de competência. Veja os exemplos abaixo:

1.Férias de 01/01/13 a 30/01/13: Pagamento em 30/12/12.
Não será informado nesta declaração, pois o pagamento foi efetuado no ano de 2012.
2.Férias de 01/01/14 a 30/01/14: Pagamento em 30/12/13.
Mesmo as férias sendo no ano de 2014, o pagamento foi efetuado em 2013, portanto, entrará na DIRF correspondente ao exercício de 2013.
3.Folha Mensal de 12/2013 c/ pagamento em 05/01/14.
Não será informado o rendimento na DIRF de 2013, pois o pagamento foi efetuado em 2014.
4.Folha mensal de 12/2012 c/ pagamento em 05/01/2013.
Será informado o rendimento na DIRF de 2013, pois o pagamento foi efetuado em 2013.

Na geração de qualquer informação para a DIRF, sempre serão consideradas as seguintes datas:
-Data de pagamento informada em Folha de Pagamento – Parâmetros – Parâmetros Cálculo
-Data do recibo de férias
-Data de pagamento de rescisão

Entendendo como o WFolha preenche os dados na Dirf

FUNCIONARIOS
Rendimento Tributável: soma-se os proventos e diminui os descontos dos eventos que estão com o campo <Irrf> marcado.
Previdência Oficial: soma-se os valores descontados de INSS Normal, INSS férias e INSS 13º.
Previdência Privada e Fapi: soma-se os valores descontados dos eventos código 5152-Valor Previdência Privada, 5153-Outras Deduções Legais IRRF.
Dependentes: soma-se a quantidade de dependentes e multiplica-se pelo valor da dedução por dependente informado nas tabelas de irrf (opção Cadastro/Gerais/Tabelas Inss/Irrf)
Pensão Alimentícia: soma-se os valores descontados de eventos do grupo 265-Pensão Alimentícia.
Imposto Retido: soma-se os valores de IRRF.
Plano de Saúde: soma-se os valores descontados dos eventos inclusos no cadastro da operadora de saúde. Ex: 5105- Plano de Saúde, 5106-Plano Odontológico.

AUTONOMOS
Rendimento Tributável: soma-se os totais de serviços e os valores equivalentes a 10% de fretes.
Previdência Oficial: soma-se os valores de INSS retido.
Dependentes: soma-se a quantidade de dependentes e multiplica-se pelo valor da dedução por dependente informado nas tabelas de irrf (opção Cadastro/Gerais/Tabelas Inss/Irrf)
Pensão Alimentícia: Soma-se os valores de pensão alimentícia descontado em cada serviço do autônomo.
Imposto Retido: soma-se os valores de IRRF retido no lançamento. Campo <Irrf a reter>.

Observações Importantes:
A partir de 2013 a base de Frete para IRRF passou de 40% para 10%. A diferença entre o valor de frete pago e o valor que serviu de base para irrf será informado na dirf como rendimento isento.

Exemplo de Configuração de alguns eventos:

Atenção: Os valores informados na dirf, devem ser iguais aos valores impressos no comprovante de rendimentos, com exceção do 13º, que no comprovante de rendimentos é informado o liquido do 13º.

Inconsistências mais comuns durante a geração e importação

1  Ao importar o arquivo, não aparece o rendimento de janeiro/2013.

Verifique se no mês de janeiro de 2013, o funcionário não estava em gozo de férias e se estas férias não foram pagas nos 3 dias antes do gozo, o que geralmente acontece em dezembro de 2012. Exemplo: férias de 02/01/2013 a 30/01/2013 – pagto de férias em 31/12/2012.

2  Não aparece o rendimento no mês de dezembro/2013.

Verifique se no mês de dezembro, o funcionário não teve rescisão com data de pagamento da mesma em janeiro de 2014. Exemplo: Demissão em 30/12/2013 – pagto em 09/01/2014.

3  O rendimento informado na DIRF é diferente do valor no WFolha

Verifique que a informação do rendimento na DIRF é feita com base nos meses em que foram pagos os rendimentos, ou seja, nem sempre o valor da competência de um mês será informado no mesmo mês dentro da DIRF. Isso depende de quando é pago os rendimentos. No 5º dia útil do mês seguinte ou no último dia útil do próprio mês.
Exemplos:
a) Folha de Janeiro/2013 – Pagto em 31/01/2013 – Neste caso, a folha de janeiro será informada no próprio mês de janeiro na DIRF
b) Folha de Janeiro/2013 – Pagto em 05/02/2013 – Neste caso, a folha de janeiro será informada no mês de fevereiro na DIRF. Assim ocorrerá com todos os demais meses.

4  Durante a validação, aparece a mensagem -> Total [deducoes+irrf] maior do que o rendimento.
 Verifique os valores informados

Geralmente este aviso ocorre quando o funcionário possui em um determinado mês um rendimento inferior às deduções por dependente. Exemplo: Funcionário admitido em 30/01/2013, com um salário de R$ 40,00, porem com dedução por dependente de R$ 171,97. Neste caso, como é somente um aviso, a DIRF está correta.

5  Na impressão do comprovante de rendimentos, o item 01-Decimo terceiro Salário está sendo impresso 
com valor zerado

Na impressão do comprovante de rendimentos, os valores ref. ao 13º, são sempre impressos o valor liquido, considerando o 13º Salário, menos o Inss, Irrf e as deduções por dependente, podendo neste caso ficar este campo zerado. Exemplo:

Como o rendimento foi negativo, informamos no comprovante o rendimento liquido do 13º como R$ 0,00

6  Na impressão do comprovante de rendimentos, o item 02-Contribuição previdenciária oficial está
sendo impresso com valor diferente do WFolha

Neste campo, são impressos os eventos de Inss e Inss férias, sendo que o Inss s/13º é impresso diretamente no rendimento liquido do 13º, no campo 01-Decimo Terceiro Salário.
Verifique também se somente os eventos de inss normal e inss férias estão marcados como A2 no campo comprovante de rendimentos do cadastro de eventos

7  Na impressão do comprovante de rendimentos, o item 01-Decimo terceiro Salário está sendo impresso
 com valor diferente do WFolha

Os valores ref. ao 13º, são sempre impressos com valor liquido, considerando o 13º Salário, menos o Inss, Irrf e as deduções por dependente. Neste caso o campo sempre será diferente dos valores da parcela final. Exemplo:

Neste exemplo, em vez de ser impresso o valor de R$ 2.500,00 como 13º, o correto é ser impresso o rendimento liquido de R$ 2004,56

8  Na impressão do comprovante de rendimentos, o item 05-Imposto de renda retido está sendo impresso
 com valor diferente do WFolha

Devem ser impressos os eventos de Irrf e Irrf férias, sendo que o Irrf s/13º é impresso diretamente no rendimento liquido do 13º. Verifique se os eventos de irrf normal e irrf férias estão marcados como A5 no campo comprovante de rendimentos do cadastro de eventos.

Suporte Técnico

Para dúvidas sobre como gerar a DIRF e o comprovante de rendimentos pelo sistema WFolha da SulProg, entre em contato pelos canais:
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