Geração da Rais

Edição atual tal como às 15h40min de 29 de janeiro de 2016

[editar] Introdução

Este manual visa explicar os procedimentos de geração da RAIS. A sua leitura e acompanhamento com o sistema são de grande importância, pois a correta declaração depende de informações cadastrais que devem ser informadas pelo usuário.
Lembramos que o principal objetivo da RAIS é a apuração dos rendimentos dos trabalhadores, onde o Ministério do Trabalho e Emprego identificará o direito ao abono ou rendimento do PIS. Desta forma, é de grande importância a conferência de quais rendimentos integram ou não a base para a RAIS. Como os eventos são cadastrados ou alterados pelo usuário, este deve realizar esta conferência conforme as instruções do manual do GDRais.
Para saber quais verbas (proventos e descontos) integram ou não os valores para Rais, e outras informações, consulte o manual da RAIS em:
http://www.rais.gov.br/sitio/rais_ftp/ManualRAIS2015.pdf

[editar] Alterações em 2014

No manual do GDRais2014, a principal alteração trata da informação do desligamento do funcionário. O manual menciona o seguinte texto:
Nota VI – a data de desligamento do empregado deve ser a mesma data de saída constante na Carteira de Trabalho (CTPS), que deve corresponder a data do término do aviso prévio, ainda que indenizado. (Pag. 33 do manual de orientação Rais ano base 2014).
Neste caso, a data de desligamento, em alguns casos, poderá ser diferente da data informada no termo de rescisão. Isso ocorrerá sempre que não existir data de aviso ou a data de aviso for igual a data de demissão, considerando assim uma nova data somando os dias de aviso indenizado ou descontado.
Para o ano base de 2015, esta instrução foi mantida da mesma forma como em 2014.

[editar] Conferindo os cadastros

Parâmetros Empresa
Nesta opção o usuário deverá preencher alguns dados referente à empresa que está sendo declarada na Rais. Os campos a serem preenchidos estão localizados na guia <Dados Rais>:
Código Município Rais: Informar o código do município que está localizada a empresa cfe cadastro do IBGE;
Data Base Rais: Informar o mês que ocorre a convenção coletiva do sindicato que representa os funcionários;
Encerramento Atividades: Informar neste campo a data de encerramento das atividades da empresa, caso tenha ocorrido a baixa no ano base;
Proprietários: Informar o nº de proprietários da empresa;
Empresa em atividade: Informar se a empresa esteve em atividade no ano base;
Cnpj – Centralizadora: Nos casos de matriz e filiais e que o recolhimento da contribuição sindical patronal tenha sido realizada de forma centralizada, digitar o cnpj em que foi centralizado o recolhimento;
Tipo de Sistema de Controle de Ponto: Informar neste campo o tipo de sistema de ponto adotado pela empresa.
Sindicalizada: Marcar este campo caso a empresa seja sindicalizada. Neste caso, devem existir os recolhimentos das contribuições assistenciais, confederativas ou associativas da parte patronal (empresa)
Participa do Pat: Informar neste campo se a empresa participa do Programa de Alimentação do Trabalhador. Caso afirmativo, o sistema apresentará outra tela solicitando os dados referente ao PAT; Contribuição Associativa: Informar o Cnpj do Sindicato que foi devido a contribuição associativa e seu valor no ano base;
Contribuição Sindical: Informar o Cnpj do Sindicato que foi devido a contribuição sindical patronal e seu valor no ano base;
Contribuição Assistencial: Informar o Cnpj do Sindicato que foi devido a contribuição assistencial patronal e seu valor no ano base;
Contribuição Confederativa: Informar o Cnpj do Sindicato que foi devido a contribuição confederativa patronal e seu valor no ano base;

[editar] Cadastro de eventos

Nesta opção o usuário deverá marcar quais eventos (Proventos ou Descontos) serão somados ou diminuídos para os campos de remunerações mensais da Rais.
Acessando o cadastro do evento, o usuário deverá marcar ou desmarcar o campo <Rais> localizado na aba <Incidências>. Quando este campo estiver marcado o sistema fará o seguinte cálculo: Adicionará na base da Rais caso sejam proventos e Diminuirá na base da Rais caso sejam descontos.
Exemplo:
(+)Salarios
(-)Faltas
(-)Atrasos
(+)Horas Extras.

Atenção para o cadastro de eventos.
Configure corretamente os eventos que integram a remuneração para RAIS, pois se for declarado valor incorreto, o colaborador poderá perder o direito ao Abono do Pis.
Esta configuração de eventos é de responsabilidade do USUÁRIO do sistema.
Para isso, consulte o manual oficial da RAIS no item: H) Remunerações mensais - Página 35.
http://www.rais.gov.br/sitio/rais_ftp/ManualRAIS2015.pdf

[editar] Centros de Custo (Obras)

As empresas que possuem tomadores de serviços que sejam Obras de Construção Civil, e tenham sua inscrição no CEI, este campo será obrigatório para gerar as informações na Rais, pois a mesma deve gerar uma Rais para cada Obra/CEI. Já as empresas que possuem tomadores, mas que não tenham o nº da inscrição no CEI, a Rais será gerada normalmente como de outras empresas.
Exemplo:
Empresa ABC Ltda – Empresa Normal
C.Custo 001 – Administrativo
C.Custo 002 – Vendas
Neste caso é gerada somente uma Rais para a empresa ABC

Empresa Construtora S/C Ltda – Obras de Construção Civil
C.Custo 001 – Administrativo
C.Custo 002 – Obra A – CEI nº 12345678922
C.Custo 003 – Obra B – CEI nº 22222221233
Neste caso é gerada uma Rais para cada centro de custo, incluindo o c.custo 001-Administrativo.

[editar] Cadastro de Sindicatos

De acordo com o manual da rais, são obrigatórias as informações referentes aos sindicatos, como cnpj da entidade, valores de contribuições recolhidas ref. aos empregados (sindical e confederativa). Os campos que devem ser preenchidos são os seguintes:
CNPJ: Informar o nº do Cnpj do sindicato;
Contribuição Associativa 1ª ocorrência: Informar o código do evento que serviu para o desconto do funcionário à titulo de contribuição associativa;
Contribuição Associativa 2ª Ocorrência: Informar o código de um 2º evento que serviu para o desconto do funcionário à titulo de contribuição associativa;
Contribuição Sindical: Informar o código do evento que serviu para o desconto do funcionário à titulo de contribuição sindical;
Contribuição Assistencial: Informar o código do evento que serviu para o desconto do funcionário à titulo de contribuição assistencial;
Contribuição Confederativa: Informar o código do evento que serviu para o desconto do funcionário à titulo de contribuição confederativa;
Banco de Horas: Informar o código do evento que foi utilizado para pagamento das verbas em rescisão à titulo de banco de horas;
Gratificação: Informar o código do evento que foi utilizado para pagamento das verbas em rescisão à titulo de gratificação;

[editar] Cadastro de Funcionários

No cadastro de funcionários os campos a seguir deverão estar preenchidos:
Número de PIS, data de nascimento, CTPS/Série, nacionalidade, deficiente, raça/cor, alvará, estagiário, grau de instrução, causa de demissão, tipo de salário, afastamentos, se o mesmo é deficiente físico, seu grau de deficiência e o código do sindicato que o funcionário está filiado ou que foi recolhida a contribuição sindical.

[editar] Gerando o arquivo para Rais

Acessando a opção <Processamentos - Geração Arquivos - Rais Anual>, o sistema apresentará a tela para preenchimento de alguns campos.
Na aba Dados Gerais:

1.Para o sistema abrir automaticamente o programa GDRais 2015, marque a opção "Abrir GDRais após gerar arquivo" e informe o local de instalação do programa da Rais. Geralmente é "C:\GDRAIS2015\"

2.Informe o(s) evento(s) de comissões, caso possuir funcionários comissionados, para que o sistema possa informar a média salarial destes.

3.Escolha a opção "Geração Individual" para que o sistema exiba a Matriz e as filiais da empresa atual ou marque a opção "Geração Geral" para o sistema exibir todas as empresas.

4.No campo "Rescisões em Dezembro com Aviso Prévio Indenizado ou Descontado:", o usuário deve escolher de que forma deseja que sejam geradas as rescisões ocorridas em Dezembro e que tiveram aviso prévio indenizado ou aviso descontado. As opções são as seguintes:

"[ ]Considerar dias de aviso indenizado/descontado e projetar desligamento para ano seguinte (ver manual gdrais - Nota VI - Pag. 33)"
Quando esta opção estiver marcada, o sistema irá gerar a Rais conforme as instruções do manual do GDRais onde consta que a data de desligamento deve considerar os dias de aviso prévio mesmo que indenizados ou descontados. Desta forma, caso a demissão tenha ocorrido em Dezembro, talvez a data de desligamento seja projetada para o ano seguinte. Quando acontecer isso, o sistema não informará o desligamento e as verbas rescisórias, pois estes dados serão informados na Rais do ano seguinte.
Exemplo: Funcionário demitido em 18/12/2015 com aviso prévio indenizado. A data de desligamento deverá ser 19/01/2016. Como esta data é superior ao ano de 2015, a data de desligamento e suas verbas rescisórias não são informadas pelo sistema, até porque o próprio validador GDRais não permite tal validação.

"[ ]Manter a mesma data de demissão e informar os valores de indenização no próprio ano"
Quando esta opção estiver marcada, o sistema irá gerar a Rais com a data de desligamento considerando a projeção do aviso quando indenizado ou descontado, porém se esta data for superior a 31/12, o sistema informará a data normal de desligamento não fazendo a projeção. Esta opção em questão, foi adicionada ao sistema, devido ao número de dúvidas que o manual do GDRais está gerando e devido a alguns usuários possuírem um entendimento diverso ao do manual do GDRais.
Exemplo: Funcionário demitido em 18/12/2015 com aviso prévio indenizado. A data de desligamento deveria ser 19/01/2016. Como esta data é superior ao ano de 2015, a data de desligamento será informada como 18/12/2015 para que permita ao GDRais a validação tanto da data quanto das verbas rescisórias.
Observação:
Até o momento da atualização deste manual, o Ministério do Trabalho ainda não se pronunciou com nenhuma instrução a respeito. Então, sugerimos para que cada cliente busque junto as suas consultorias tributárias ou ao próprio Ministério do Trabalho, uma instrução oficial de como proceder nestes casos.

5.Clique no botão próximo para abrir a nova aba.

Na Aba Selecionar Empresas:

1.Para selecionar uma empresa, dê um duplo clique na grade na coluna Gerar ou marque a opção "Marcar Todas as Empresas".
Caso possua Obras de Construção Civil com matrícula CEI, o campo Obra Constr Civil deverá ser marcado com um duplo clique nesta coluna.

2.O usuário poderá gerar um único Arquivo com todas as empresas selecionadas marcando a opção "Gerar um Único Arquivo (Rais<ano>.dec)" ou um arquivo para cada empresa desmarcando essa opção.

3.Clique no botão Gerar. Será gerado o arquivo RAIS2015 no diretório selecionado.

[editar] Outras informações importantes

Multa de férias em dobro
Em relação ao evento de multa de férias em dobro, este evento, não deverá entrar na base da Rais, caso seja pago separadamente.
Ex: Evento de férias Vencidas R$ 100,00 + Evento de Multa férias em Dobro R$ 100
Se o usuário pagou as férias+multa em um único evento, após importado no GDRais, deve-se diminuir manualmente na remuneração mensal do funcionário o valor referente a multa das férias. Caso tenha sido pago em eventos distintos, este ajuste manual não será necessário.

Data de Admissão/Movimentação
Para empresas que geram uma Rais para cada obra de construção civil, em alguns casos a data de admissão/movimentação poderá ser diferente da data encontrada no cadastro do funcionário. Este caso ocorrerá sempre que existir um mesmo funcionário que tenha trabalhado em obras diferentes dentro do mesmo ano base.

[editar] Importando o arquivo no GDRais2015

Clique nas opções Declaração – Importar – Ano Atual (2015). Será apresentada uma tela onde deverá ser informado o caminho de leitura do arquivo a ser importado. Digite C:\Wsolucao\Rais2015 ou localize o arquivo gerado no WFolha e clique em avançar.
O sistema apresentará uma tela contendo as empresas que deverão ser importadas. Selecione as empresas que deseja importar, clicando em Selecionar Todas, ou mesmo selecionando uma a uma. Em seguida clique em Concluir. O sistema mostrará uma tela informando que os estabelecimentos foram importados e os Avisos e ou Erros (quando houver). Clique em fechar.
Atenção, para gerar um novo arquivo dentro do WFolha, é necessário antes fechar o programa GDRais2015, pois mesmo após importado o arquivo, o GDRais continua com o arquivo aberto em memória. Então o fluxo sempre será:
=> Gerar arquivo Rais no WFolha
=> Abrir o GDRais2015
=> Importar o arquivo no GDRais
=> Fechar o GDRais2015
=> Acessar WFolha para gerar novo arquivo

[editar] Links para instalação dos programas Rais

Programa GDRais2015 – http://www.rais.gov.br/sitio/rais_ftp/GDRAIS2015-1.7-Setup.exe
Manual de Orientação do GDRais2015 - http://www.rais.gov.br/sitio/rais_ftp/ManualRAIS2015.pdf

[editar] Erros e avisos mais comuns

Existem alguns erros que poderão ocorrer, os quais devem ser corrigidos no WFolha e outros avisos que não impedem a geração da Rais, pois são apenas mensagens de alerta para conferencia da informação que está sendo gerada. Abaixo segue alguns erros e avisos mais comuns e como resolvê-los:
Erros:
Estabelecimento ou Vinculo Sindicalizado deve informar o CNPJ da contribuição associativa:
Ocorre quando a empresa é sindicalizada e não foi informado o cnpj e valor da contribuição associativa, assistencial ou confederativa na opção Dados para Rais. Pode também ocorrer esse erro caso o funcionário seja sindicalizado e não tenha ocorrido o desconto da contribuição associativa ou não tenha sido informado no cadastro do sindicato o evento da contribuição associativa;
A Atividade econômica é inválida: Informar no cadastro de Parâmetros Empresas o correto código da Atividade Econômica;
Preenchimento do campo Quantidade Competências é obrigatório: Ocorre quando houveram verbas pagas em rescisão referente à banco de horas, dissídio ou gratificações, porém, não foi informado a quantidade de competências que se referem tais pagamentos. Este campo é informado diretamente no sistema GDRais na opção “Verbas pagas na rescisão” no botão “Vínculos” da empresa;
O CPF é invalido – CPF do Responsável: Ocorre quando no cadastro da empresa responsável pela geração do arquivo Rais está com o CPF zerado. Este campo deve ser preenchido;
Opção pelo Simples exclusiva de Microempresa ou Empresa de Pequeno Porte ou Micro Empreendedor Individual:
Este erro pode ocorrer quando nos Parâmetros da Empresa, a mesma está configurada como Empresa normal e na aba <Dados Sefip> esta configurado como Optante pelo Simples;
O Código do Municipio é invalido:
Ocorre quando o código do município não foi preenchido corretamente na tela de Parâmetros Empresa, Aba <Dados Rais>;

O CBO é obrigatório:
Ocorre quando o funcionário possui um cadastro de cargo, e este cargo está sem o preenchimento do Cbo Caged. Localizar qual o código do cargo do funcionário, e alterar este código de cargo preenchendo corretamente o Cbo Caged;

A ocupação informada exige instrução de nível superior:
Ocorre quando o funcionário possui um cargo com Cbo Caged que exige uma instrução de nível superior e seu grau de instrução é de nível médio. Corrigir o código do Cbo Caged ou seu grau de instrução;

Avisos:
As informações de Contribuição Sindical não foram informadas:
Ocorre quando não houve desconto da contribuição sindical do funcionário por já ter sido descontada em outro emprego no mesmo ano-base, ou por falta de cadastro no sindicato, o qual não foi descontado em época correta ou caso não tenha sido informado no cadastro do sindicato o evento da contribuição sindical;

Não foi informado 13º salário para o empregado:
Ocorre quando o funcionário esteve afastado e não teve direito ao 13º, quando trabalhou menos de 15 dias durante o ano base ou quando está sendo gerada Rais por CEI (Obra Const. Civil) e neste caso o valor tenha sido informado em outro centro de custo;

A remuneração informada é menor que 1 SM vigente:
Ocorre, geralmente, nos meses de admissão, demissão, início e términos de afastamentos resultando em remunerações proporcionais com valores menores que um salário mínimo;

O valor da remuneração declarada é menor que o valor do salário contratual informado:
Ocorre, geralmente, nos meses de admissão, demissão, início e términos de afastamentos resultando em remunerações proporcionais com valores menores que o salário contratual;

OBS.: Os avisos não impedem a geração da RAIS, são apenas para chamar a atenção do usuário, lembrando o mesmo que deve conferir se estão realmente corretos os valores apresentados.

[editar] Suporte Técnico

Para dúvidas sobre como gerar a Rais pelo sistema WFolha da SulProg, entre em contato pelos canais:
(42) 3224-3417
suporte@sulprog.com.br
De Segunda a Sexta-feira das 08:30 às 11:30 e das 13:30 às 18:00